Los sistemas automatizados de gestión de documentos administrativos suelen recibir el nombre de sistemas ofimáticos, y están orientados a las necesidades de gestión de documentos propios de las empresas. Suelen consistir en extensiones de los sistemas de gestión de bases de datos convencionales, es decir, en sistemas relacionales.
El tipo de documentos que gestionan, por más que sean vitales para la empresa, no necesitan el análisis ni la indización que, en cambio, necesitan los documentos técnicos o científicos, tales como artículos de revistas, noticias de actualidad o informes técnicos.
El modelo relacional se desarrolló, en realidad, para gestionar datos, no tanto para gestionar objetos más complejos, como documentos, pero aún así puede gestionarlos siempre que sean muy estructurados, como suelen ser los administrativos.
La clase de documentos que puede gestionarse con estos sistemas acostumbra a poseer un pequeño conjunto de atributos que basta para permitir su manejo con eficacia. Tales atributos suelen ser el autor del documento, el destinatario, la fecha de emisión, el tipo básico (factura, correo, etc) y algunos pocos más. Tales atributos son evidentes y objetivos. No es necesaria una actividad intelectual para descubrirlos y describirlos. Sería grotesco pensar en una descripción de ellos mediante palabras clave o encabezamientos de materia. Si se someten a una gestión de tipo archivístico pueden ser objeto de una clasificación jerárquica en el cuadro de clasificación general de todas las series documentales de la empresa. La dificultad intelectual, en tal caso, descansará en el diseño del cuadro de clasificación, pero no en el análisis de los documentos que, por decirlo de alguna manera, están autoindizados.
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lunes, 22 de noviembre de 2010
Sistemas administrativos versus sistemas documentales
La tecnología de los sistemas administrativos suele basarse en el modelo relacional, y la tecnología de los sistemas documentales se basa en el modelo textual. En los dos casos, ambas tecnologías disponen de un sistema de gestión de bases de datos como núcleo. Últimamente han aparecido soluciones que combinan ambas.
Los sistemas relacionales utilizan la tabla como estructura de datos. Una tabla es una matriz de dos dimensiones compuesta de filas y columnas. Cada columna corresponde a un campo, y cada fila corresponde a un registro. En una tabla, la longitud de cada campo debe estar determinada y prefijada de antemano, y no admite valores repetidos (por ejemplo, dos autores, o diversas palabras clave).
Los sistemas documentales, en cambio, utilizan el modelo textual, basado en el fichero invertido y campos de extensión variable con valores repetidos. Es el único modelo que, por ahora, se ajusta a la necesidad de los documentos científico-técnicos.
En este modelo textual, cada cadena de caracteres puede ser un punto de acceso al registro, y aquí aparece una de las diferencias más notables <197>pero no la única<197> respecto al modelo relacional. Es decir, en el modelo textual la descripción del documento cumple un papel doble, y esto es importante comprenderlo bien: por un lado actúa como representación del documento original y, por otro lado, cada término o palabra de la descripción actúa como un punto de acceso al documento. En cambio, en los sistemas relacionales sólo sirve como punto de acceso la primera cadena de caracteres de cada campo. Más adelante volveremos sobre el modelo textual.
Fuente: www.elprofesionaldelainformacion.com
Los sistemas relacionales utilizan la tabla como estructura de datos. Una tabla es una matriz de dos dimensiones compuesta de filas y columnas. Cada columna corresponde a un campo, y cada fila corresponde a un registro. En una tabla, la longitud de cada campo debe estar determinada y prefijada de antemano, y no admite valores repetidos (por ejemplo, dos autores, o diversas palabras clave).
Los sistemas documentales, en cambio, utilizan el modelo textual, basado en el fichero invertido y campos de extensión variable con valores repetidos. Es el único modelo que, por ahora, se ajusta a la necesidad de los documentos científico-técnicos.
En este modelo textual, cada cadena de caracteres puede ser un punto de acceso al registro, y aquí aparece una de las diferencias más notables <197>pero no la única<197> respecto al modelo relacional. Es decir, en el modelo textual la descripción del documento cumple un papel doble, y esto es importante comprenderlo bien: por un lado actúa como representación del documento original y, por otro lado, cada término o palabra de la descripción actúa como un punto de acceso al documento. En cambio, en los sistemas relacionales sólo sirve como punto de acceso la primera cadena de caracteres de cada campo. Más adelante volveremos sobre el modelo textual.
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Estructura de una base de datos
Recordemos que, actualmente, se tiende a adoptar una concepción muy laxa de base de datos, y se tiene por tal a cualquier colección de datos grabados en un soporte legible por ordenador, que exista con el propósito de proveer información a otras aplicaciones o a usuarios finales.
Estos datos se agrupan en unidades de tratamiento denominadas registros, los cuales, a su vez, están organizados en zonas o sub-elementos denominados campos. Los objetos materiales o conceptuales de los que trata una base de datos se denominan entidades, y así a cada entidad del mundo real corresponde un registro en el mundo simbólico de las bases de datos, donde aquellas entidades están representadas mediante un modelo simplificado: el registro. Las entidades del mundo real poseen unos atributos determinados, y aquellos atributos que son más pertinentes para representar la entidad se convierten en los campos del registro.
Por ejemplo, si los clientes de una empresa son la entidad representada en una base de datos, entonces a cada cliente le corresponderá un registro. Cada elemento de información, o atributo del cliente, como nombre, dirección, población, etc., será un campo del registro.
Hasta aquí se han visto las similitudes en los dos sistemas de bases de datos existentes actualmente. Las características y propiedades de los registros y campos, la forma de acceso a la información y las herramientas complementarias difieren considerablemente entre unos y otros sistemas.
Fuente: www.elprofesionaldelainformacion.com
Estos datos se agrupan en unidades de tratamiento denominadas registros, los cuales, a su vez, están organizados en zonas o sub-elementos denominados campos. Los objetos materiales o conceptuales de los que trata una base de datos se denominan entidades, y así a cada entidad del mundo real corresponde un registro en el mundo simbólico de las bases de datos, donde aquellas entidades están representadas mediante un modelo simplificado: el registro. Las entidades del mundo real poseen unos atributos determinados, y aquellos atributos que son más pertinentes para representar la entidad se convierten en los campos del registro.
Por ejemplo, si los clientes de una empresa son la entidad representada en una base de datos, entonces a cada cliente le corresponderá un registro. Cada elemento de información, o atributo del cliente, como nombre, dirección, población, etc., será un campo del registro.
Hasta aquí se han visto las similitudes en los dos sistemas de bases de datos existentes actualmente. Las características y propiedades de los registros y campos, la forma de acceso a la información y las herramientas complementarias difieren considerablemente entre unos y otros sistemas.
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Entornos de trabajo en la empresa
En la gestión de documentos existen, de acuerdo con lo señalado, por lo menos dos entornos de trabajo, muy diferenciados: un entorno administrativo y un entorno documental. El entorno administrativo utiliza documentos administrativos, que son aquellos que permiten la gestión diaria de cada empresa. Este entorno, como es obvio, está presente en cualquier empresa o unidad de producción.
El otro entorno utiliza documentación científica o técnica que es necesaria para dar soporte a ciertos departamentos de la empresa, como el de I+D, el de planificación y proyectos, el de ingeniería, el de investigación de mercados, etc.; así como a aquellos empleados que entran en la categoría de lo que se denomina knowledge workers : ejecutivos, asesores, analistas, etc. A esta documentación se le denomina informativa o cognitiva. No todas las empresas disponen de tales entornos de trabajo. Las pequeñas y medianas empresas, por ejemplo, no suelen tener departamentos de I+D ni de ingeniería; y la cultura de los knowledge workers españoles no suele valorar la documentación. Como consecuencia, ni utilizan sistemas documentales ni conocen siquiera su existencia, y suelen informarse por el castizo método de "estar a verlas venir".
En cambio, es un entorno imprescindible en ciertos sectores de la economía y de la sociedad; por ejemplo, en prensa, sanidad, administración pública, enseñanza, etc.; así como para satisfacer ciertas necesidades relacionadas con la calidad de vida (sistema de lectura pública), y para dar soporte a las actividades de ciencia y tecnología de un país (infraestructura de información y documentación nacional).
Fuente: www.elprofesionaldelainformacion.com
El otro entorno utiliza documentación científica o técnica que es necesaria para dar soporte a ciertos departamentos de la empresa, como el de I+D, el de planificación y proyectos, el de ingeniería, el de investigación de mercados, etc.; así como a aquellos empleados que entran en la categoría de lo que se denomina knowledge workers : ejecutivos, asesores, analistas, etc. A esta documentación se le denomina informativa o cognitiva. No todas las empresas disponen de tales entornos de trabajo. Las pequeñas y medianas empresas, por ejemplo, no suelen tener departamentos de I+D ni de ingeniería; y la cultura de los knowledge workers españoles no suele valorar la documentación. Como consecuencia, ni utilizan sistemas documentales ni conocen siquiera su existencia, y suelen informarse por el castizo método de "estar a verlas venir".
En cambio, es un entorno imprescindible en ciertos sectores de la economía y de la sociedad; por ejemplo, en prensa, sanidad, administración pública, enseñanza, etc.; así como para satisfacer ciertas necesidades relacionadas con la calidad de vida (sistema de lectura pública), y para dar soporte a las actividades de ciencia y tecnología de un país (infraestructura de información y documentación nacional).
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Bases de datos y ambigüedad del adjetivo documental
En los países de habla latina los documentalistas arrastramos una tradicional insatisfacción por la problemática denominación de nuestro campo de actividades ("¿documentación?... ¿y que es eso?"). Es una denominación poco intuitiva, como demuestra el hecho de que, incluso las personas cultas, salvo que trabajen en temas de documentación, ignoran qué es la documentación. No sucede lo mismo con otras profesiones, cuya denominación, por alguna razón, ya da una idea sobre cual es su campo de actividad, incluso a los profanos.
Esta ambigua denominación induce también una constante confusión en el terreno de los sistemas de información, incluso entre profesionales, porque documental , aplicado a bases de datos, puede referirse a tecnologías de la información que, a veces, se aplican a gestionar documentos administrativos; o puede referirse a tecnologías especializadas en el almacenamiento y recuperación de información documental científico-técnica .
Desde el punto de vista estricto del idioma, es indudable que ambas tecnologías pueden adoptar con todo derecho el adjetivo documental , pero solo una de ellas es documental en el sentido que le otorga la Documentación, como disciplina científica, como sector de la economía -el sector de la información registrada- o como actividad profesional -aquella que desarrollan documentalistas y bibliotecarios-.
Así pues, para entendernos, en el resto de este informe hablaremos de sistemas administrativos a secas cuando nos refiramos a sistemas de documentación administrativos; y hablaremos de sistemas documentales a secas cuando nos refiramos a sistemas de documentación científica-cultural-técnica.
Fuente: www.elprofesionaldelainformacion.com
Esta ambigua denominación induce también una constante confusión en el terreno de los sistemas de información, incluso entre profesionales, porque documental , aplicado a bases de datos, puede referirse a tecnologías de la información que, a veces, se aplican a gestionar documentos administrativos; o puede referirse a tecnologías especializadas en el almacenamiento y recuperación de información documental científico-técnica .
Desde el punto de vista estricto del idioma, es indudable que ambas tecnologías pueden adoptar con todo derecho el adjetivo documental , pero solo una de ellas es documental en el sentido que le otorga la Documentación, como disciplina científica, como sector de la economía -el sector de la información registrada- o como actividad profesional -aquella que desarrollan documentalistas y bibliotecarios-.
Así pues, para entendernos, en el resto de este informe hablaremos de sistemas administrativos a secas cuando nos refiramos a sistemas de documentación administrativos; y hablaremos de sistemas documentales a secas cuando nos refiramos a sistemas de documentación científica-cultural-técnica.
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Historia
Comenzando en la década de los 80, un gran número de fabricantes comenzó a desarrollar sistemas para gestionar documentos de papel. Estos sistemas gestionaban documentos de papel, lo cual incluir no sólo documentos impresos y publicados, sino también fotografías, impresiones, etc.
Más tarde, un segundo sistema fue desarrollado para gestionar documentos electrónicos; por ejemplo, todos estos documentso, o archivos, creados en computadoras y frecuentemente archivados en la computadora local del usuario. Los primeros sistemas de gestión de documentos electrónicos fueron desarrollados para gestionar archivos de tipo propietario, o un número limitado de formatos de documentos.
Muchos de estos sistemas fueron más tarde conocidos como sistemas de creación de imágenes o copias, porque sus principales habilidades eran capturar, almacenar, indexar y recuperar archivos en formatos de imagen. Estos sistemas permitían a una organización capturar faxes y formularios, guardar copiar de los documetos como imágenes, y guardar los archivos de imagen en un disco por seguridad y rápida recuperación (la recuperación era posible porque el sistema manejaba la extracción del texto del documento mientras era capturado, y el indexador de textos brindaba funcionalidades de recuperación de texto).
Los sistemas de Gestión de Documentos evolucionaron hasta que los sistemas fueron capaces de manejar cualquier tipo de formato que pudiera ser guardado en una red. Las aplicaciones crecieron y maduraron conforme fueron creciendo y madurando los documentos electrónicos, las herramientas de colaboración, seguridad y funcionalidades de auditoría.
Fuente: www.elprofesionaldelainformacion.com
Más tarde, un segundo sistema fue desarrollado para gestionar documentos electrónicos; por ejemplo, todos estos documentso, o archivos, creados en computadoras y frecuentemente archivados en la computadora local del usuario. Los primeros sistemas de gestión de documentos electrónicos fueron desarrollados para gestionar archivos de tipo propietario, o un número limitado de formatos de documentos.
Muchos de estos sistemas fueron más tarde conocidos como sistemas de creación de imágenes o copias, porque sus principales habilidades eran capturar, almacenar, indexar y recuperar archivos en formatos de imagen. Estos sistemas permitían a una organización capturar faxes y formularios, guardar copiar de los documetos como imágenes, y guardar los archivos de imagen en un disco por seguridad y rápida recuperación (la recuperación era posible porque el sistema manejaba la extracción del texto del documento mientras era capturado, y el indexador de textos brindaba funcionalidades de recuperación de texto).
Los sistemas de Gestión de Documentos evolucionaron hasta que los sistemas fueron capaces de manejar cualquier tipo de formato que pudiera ser guardado en una red. Las aplicaciones crecieron y maduraron conforme fueron creciendo y madurando los documentos electrónicos, las herramientas de colaboración, seguridad y funcionalidades de auditoría.
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Aspectos básicos de la gestión
Hay varias cuestiones comunes vinculadas a la gestión de documentos, tanto si es un sistema informal, ad-hoc, un método basado en papel para una persona, como si es formal, estructurado, elaborado por computadora para muchas personas de muchas oficinas.
La mayoría de los métodos de gestión de documentos tienen las siguientes áreas:
Ubicación: ¿Dónde se archivarán los documentos? ¿Adónde necesitará ir la gente para acceder a los documentos? Las caminatas a los depósitos de documentos o archiveros vendrían a ser los homólogos de los sistemas de navegación "en pantalla" utilizados por los sistemas de Gestión de Contenidos.
Llenado: ¿Cómo serán llenados los documentos? ¿Qué métodos serán utilizados para organizar o indexar los documentos y permitir su acceso posterior? Los sistemas de Gestión de Contenidos utilizarán típicamente una base de datos para archivar la información de llenado.
Recuperación: ¿Cómo serán encontrados los documentos? En general la recuperación se relaciona con la navegación a través de los documentos y la recuperación de cierta información específica.
Seguridad: ¿Cómo serán protegidos los documentos? ¿Cómo el personal no autorizado será imposibilitado de ver, modificar o destruir los documentos?
Recuperación tras desastres: ¿Cómo pueden los documentos ser recuperados en caso de destrucción por incendios, inundaciones o desastres naturales?
Período de retención: ¿Cuánto tiempo deberían los documentos ser guardados? Como las organizaciones crecen y las regulaciones se incrementan, lineamientos informales para guardar varios tipos de documentos dejan lugar a prácticas más formales para el registro de documentos.
Archivo: ¿Cómo pueden preservarse los documentos para su legibilidad en el futuro?
Distribución: ¿Cómo pueden los documentos estar disponibles para la gente que los necesita?
Flujo de trabajo: Si los documentos necesitan pasar de una persona a otra, ¿cuáles son las reglas respecto a cómo su trabajo debería fluir?
Creación: ¿Cómo se crean los documentos? Esta pregunta se vuelve más importante cuando muchas personas necesitan colaborar, y surge la logística del control de la versión y la autoría.
Autenticación: ¿Hay alguna forma de asegurad la autenticidad de un documento?
Fuente: www.elprofesionaldelainformacion.com
La mayoría de los métodos de gestión de documentos tienen las siguientes áreas:
Ubicación: ¿Dónde se archivarán los documentos? ¿Adónde necesitará ir la gente para acceder a los documentos? Las caminatas a los depósitos de documentos o archiveros vendrían a ser los homólogos de los sistemas de navegación "en pantalla" utilizados por los sistemas de Gestión de Contenidos.
Llenado: ¿Cómo serán llenados los documentos? ¿Qué métodos serán utilizados para organizar o indexar los documentos y permitir su acceso posterior? Los sistemas de Gestión de Contenidos utilizarán típicamente una base de datos para archivar la información de llenado.
Recuperación: ¿Cómo serán encontrados los documentos? En general la recuperación se relaciona con la navegación a través de los documentos y la recuperación de cierta información específica.
Seguridad: ¿Cómo serán protegidos los documentos? ¿Cómo el personal no autorizado será imposibilitado de ver, modificar o destruir los documentos?
Recuperación tras desastres: ¿Cómo pueden los documentos ser recuperados en caso de destrucción por incendios, inundaciones o desastres naturales?
Período de retención: ¿Cuánto tiempo deberían los documentos ser guardados? Como las organizaciones crecen y las regulaciones se incrementan, lineamientos informales para guardar varios tipos de documentos dejan lugar a prácticas más formales para el registro de documentos.
Archivo: ¿Cómo pueden preservarse los documentos para su legibilidad en el futuro?
Distribución: ¿Cómo pueden los documentos estar disponibles para la gente que los necesita?
Flujo de trabajo: Si los documentos necesitan pasar de una persona a otra, ¿cuáles son las reglas respecto a cómo su trabajo debería fluir?
Creación: ¿Cómo se crean los documentos? Esta pregunta se vuelve más importante cuando muchas personas necesitan colaborar, y surge la logística del control de la versión y la autoría.
Autenticación: ¿Hay alguna forma de asegurad la autenticidad de un documento?
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Aspectos básicos de la gestión
Hay varias cuestiones comunes vinculadas a la gestión de documentos, tanto si es un sistema informal, ad-hoc, un método basado en papel para una persona, como si es formal, estructurado, elaborado por computadora para muchas personas de muchas oficinas.
La mayoría de los métodos de gestión de documentos tienen las siguientes áreas:
Ubicación: ¿Dónde se archivarán los documentos? ¿Adónde necesitará ir la gente para acceder a los documentos? Las caminatas a los depósitos de documentos o archiveros vendrían a ser los homólogos de los sistemas de navegación "en pantalla" utilizados por los sistemas de Gestión de Contenidos.
Llenado: ¿Cómo serán llenados los documentos? ¿Qué métodos serán utilizados para organizar o indexar los documentos y permitir su acceso posterior? Los sistemas de Gestión de Contenidos utilizarán típicamente una base de datos para archivar la información de llenado.
Recuperación: ¿Cómo serán encontrados los documentos? En general la recuperación se relaciona con la navegación a través de los documentos y la recuperación de cierta información específica.
Seguridad: ¿Cómo serán protegidos los documentos? ¿Cómo el personal no autorizado será imposibilitado de ver, modificar o destruir los documentos?
Recuperación tras desastres: ¿Cómo pueden los documentos ser recuperados en caso de destrucción por incendios, inundaciones o desastres naturales?
Período de retención: ¿Cuánto tiempo deberían los documentos ser guardados? Como las organizaciones crecen y las regulaciones se incrementan, lineamientos informales para guardar varios tipos de documentos dejan lugar a prácticas más formales para el registro de documentos.
Archivo: ¿Cómo pueden preservarse los documentos para su legibilidad en el futuro?
Distribución: ¿Cómo pueden los documentos estar disponibles para la gente que los necesita?
Flujo de trabajo: Si los documentos necesitan pasar de una persona a otra, ¿cuáles son las reglas respecto a cómo su trabajo debería fluir?
Creación: ¿Cómo se crean los documentos? Esta pregunta se vuelve más importante cuando muchas personas necesitan colaborar, y surge la logística del control de la versión y la autoría.
Autenticación: ¿Hay alguna forma de asegurad la autenticidad de un documento?
La mayoría de los métodos de gestión de documentos tienen las siguientes áreas:
Ubicación: ¿Dónde se archivarán los documentos? ¿Adónde necesitará ir la gente para acceder a los documentos? Las caminatas a los depósitos de documentos o archiveros vendrían a ser los homólogos de los sistemas de navegación "en pantalla" utilizados por los sistemas de Gestión de Contenidos.
Llenado: ¿Cómo serán llenados los documentos? ¿Qué métodos serán utilizados para organizar o indexar los documentos y permitir su acceso posterior? Los sistemas de Gestión de Contenidos utilizarán típicamente una base de datos para archivar la información de llenado.
Recuperación: ¿Cómo serán encontrados los documentos? En general la recuperación se relaciona con la navegación a través de los documentos y la recuperación de cierta información específica.
Seguridad: ¿Cómo serán protegidos los documentos? ¿Cómo el personal no autorizado será imposibilitado de ver, modificar o destruir los documentos?
Recuperación tras desastres: ¿Cómo pueden los documentos ser recuperados en caso de destrucción por incendios, inundaciones o desastres naturales?
Período de retención: ¿Cuánto tiempo deberían los documentos ser guardados? Como las organizaciones crecen y las regulaciones se incrementan, lineamientos informales para guardar varios tipos de documentos dejan lugar a prácticas más formales para el registro de documentos.
Archivo: ¿Cómo pueden preservarse los documentos para su legibilidad en el futuro?
Distribución: ¿Cómo pueden los documentos estar disponibles para la gente que los necesita?
Flujo de trabajo: Si los documentos necesitan pasar de una persona a otra, ¿cuáles son las reglas respecto a cómo su trabajo debería fluir?
Creación: ¿Cómo se crean los documentos? Esta pregunta se vuelve más importante cuando muchas personas necesitan colaborar, y surge la logística del control de la versión y la autoría.
Autenticación: ¿Hay alguna forma de asegurad la autenticidad de un documento?
domingo, 21 de noviembre de 2010
miércoles, 17 de noviembre de 2010
Concepto de Sistemas de Gestión de Documentos
Los sistemas de gestión documental son programas de gestión de bases de datos que disponen de una tecnología idónea para el tratamiento de documentos científicos, culturales y técnicos. Estos sistemas difieren en aspectos fundamentales de los de gestión de bases de datos convencionales, o de aplicación general, que se utilizan para la gestión de documentos administrativos .
La industria informática, por motivos de marketing o, simplemente, por mal conocimiento del sector, ofrece como documentales soluciones que sirven perfectamente para gestionar documentos administrativos, pero no para gestionar documentación científico-técnica.
Por otro lado, en los departamentos de informática de las empresas, es frecuente que el personal informático desconozca el hecho de que existen programas especialmente diseñados para ese tipo de documentos y, normalmente, tienden a imponer aquellas soluciones que conocen bien, pero que no proporcionan a los documentalistas las herramientas adecuadas para su trabajo.
Sin embargo, tanto los profesionales de la información como la industria deberían estar interesados en no confundir estos dos tipos de sistemas, porque lo contrario conduce a los profesionales a errores de implantación; y a la industria, a errores de marketing.
Por ello, en el momento de considerar la adquisición de un sistema documental, es importante disponer de criterios que ayuden, bien a adoptar las decisiones de compra más correctas, bien a disponer de argumentos de negociación con el departamento de informática.
Este artículo se ha estructurado en tres partes: en la primera se discute el problema de la designación y la diferencia entre las dos clases principales de sistemas que actualmente la industria de la información denomina "documentales", aunque solo una de ellas sea documental en el sentido que le damos los documentalistas. En la segunda parte se detallan las características técnicas más importantes de estos sistemas documentales, explicando el modelo clásico. En la tercera parte, se describen algunas variaciones sobre este modelo clásico.
Fuente: www.elprofesionaldelainformacion.com
77DVBNFJQ45D
miércoles, 10 de noviembre de 2010
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