Los sistemas automatizados de gestión de documentos administrativos suelen recibir el nombre de sistemas ofimáticos, y están orientados a las necesidades de gestión de documentos propios de las empresas. Suelen consistir en extensiones de los sistemas de gestión de bases de datos convencionales, es decir, en sistemas relacionales.
El tipo de documentos que gestionan, por más que sean vitales para la empresa, no necesitan el análisis ni la indización que, en cambio, necesitan los documentos técnicos o científicos, tales como artículos de revistas, noticias de actualidad o informes técnicos.
El modelo relacional se desarrolló, en realidad, para gestionar datos, no tanto para gestionar objetos más complejos, como documentos, pero aún así puede gestionarlos siempre que sean muy estructurados, como suelen ser los administrativos.
La clase de documentos que puede gestionarse con estos sistemas acostumbra a poseer un pequeño conjunto de atributos que basta para permitir su manejo con eficacia. Tales atributos suelen ser el autor del documento, el destinatario, la fecha de emisión, el tipo básico (factura, correo, etc) y algunos pocos más. Tales atributos son evidentes y objetivos. No es necesaria una actividad intelectual para descubrirlos y describirlos. Sería grotesco pensar en una descripción de ellos mediante palabras clave o encabezamientos de materia. Si se someten a una gestión de tipo archivístico pueden ser objeto de una clasificación jerárquica en el cuadro de clasificación general de todas las series documentales de la empresa. La dificultad intelectual, en tal caso, descansará en el diseño del cuadro de clasificación, pero no en el análisis de los documentos que, por decirlo de alguna manera, están autoindizados.
Fuente: www.elprofesionaldelainformacion.com
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