Aspectos básicos de la gestión

Hay varias cuestiones comunes vinculadas a la gestión de documentos, tanto si es un sistema informal, ad-hoc, un método basado en papel para una persona, como si es formal, estructurado, elaborado por computadora para muchas personas de muchas oficinas.

La mayoría de los métodos de gestión de documentos tienen las siguientes áreas:

Ubicación: ¿Dónde se archivarán los documentos? ¿Adónde necesitará ir la gente para acceder a los documentos? Las caminatas a los depósitos de documentos o archiveros vendrían a ser los homólogos de los sistemas de navegación "en pantalla" utilizados por los sistemas de Gestión de Contenidos.

Llenado: ¿Cómo serán llenados los documentos? ¿Qué métodos serán utilizados para organizar o indexar los documentos y permitir su acceso posterior? Los sistemas de Gestión de Contenidos utilizarán típicamente una base de datos para archivar la información de llenado.

Recuperación: ¿Cómo serán encontrados los documentos? En general la recuperación se relaciona con la navegación a través de los documentos y la recuperación de cierta información específica.

Seguridad: ¿Cómo serán protegidos los documentos? ¿Cómo el personal no autorizado será imposibilitado de ver, modificar o destruir los documentos?

Recuperación tras desastres: ¿Cómo pueden los documentos ser recuperados en caso de destrucción por incendios, inundaciones o desastres naturales?

Período de retención: ¿Cuánto tiempo deberían los documentos ser guardados? Como las organizaciones crecen y las regulaciones se incrementan, lineamientos informales para guardar varios tipos de documentos dejan lugar a prácticas más formales para el registro de documentos.

Archivo: ¿Cómo pueden preservarse los documentos para su legibilidad en el futuro?
Distribución: ¿Cómo pueden los documentos estar disponibles para la gente que los necesita?

Flujo de trabajo: Si los documentos necesitan pasar de una persona a otra, ¿cuáles son las reglas respecto a cómo su trabajo debería fluir?

Creación: ¿Cómo se crean los documentos? Esta pregunta se vuelve más importante cuando muchas personas necesitan colaborar, y surge la logística del control de la versión y la autoría.

Autenticación: ¿Hay alguna forma de asegurad la autenticidad de un documento?

Fuente: www.elprofesionaldelainformacion.com